14.11.2018

DSGVO: Bei Newslettern richtig vorgehen

Unsere Experten informieren zur aktuellen Abmahnwelle und geben Tipps zur Überprüfung Ihres Newsletter-Systems, hier speziell zum Double Opt-In-Verfahren.

Dieser Tage wurden vermehrt Abmahnungen aufgrund der Zusendung unerlaubter Werbung per E-Mail versendet. Insbesondere beziehen sich diese Abmahnungen auf die Bestätigungsnachricht im Rahmen des Double Opt-In-Verfahrens.

In den Abmahnungen wird neben der Abgabe einer Unterlassungserklärung die Erstattung der Rechtsanwaltskosten verlangt. Darüber hinaus wird eine Auskunft nach Art. 15 DSGVO bzw. § 34 BDSG eingefordert (wir informierten zu diesem Thema im September). Diese Abmahnwelle zum Anlass nehmend, empfehlen wir die Überprüfung Ihres Newsletterverfahrens – folgendes ist grundsätzlich zu beachten: Achten Sie darauf, dass Sie von jedem Newsletter-Abonnenten ein dokumentiertes Double Opt-In-Verfahren vorweisen können.

Zur Wiederholung:

- Beim Double Opt-In Verfahren willigt der Nutzer zunächst in die Datenschutzerklärung und Hinweise zum Widerruf ein, dass dafür vorgesehene Kontrollkästchen (beziehungsweise Checkbox) darf nicht standardmäßig vorausgewählt sein.

- Eine aktive Handlung des Nutzers, nämlich das Bestätigen der Checkbox, ist obligatorisch. Das wäre das erste Opt-In.

Double-Opt-In Best Practice Beispiel

Das erste Opt-In kann in etwa so aussehen:

( ) Ja, ich möchte den Newsletter regelmäßig per E-Mail erhalten. Die Datenschutzhinweise sowie Hinweise zum Widerruf habe ich zur Kenntnis genommen und stimme diesen zu. Den Newsletter kann ich jederzeit wieder abbestellen.

Das zweite Opt-In: die Bestätigung der E-Mail-Adresse                                                 

Für das zweite Opt-In, die Bestätigung seiner Emailadresse, erhält der Nutzer eine E-Mail mit einem Bestätigungslink geschickt.

- Nur wenn er diesen anklickt, kann er zukünftig als Abonnent verwendet werden.

Ganz wichtig:

In der E-Mail mit dem Bestätigungslink darf noch kein werblicher Inhalt enthalten sein, sonst gilt diese bereits als unerlaubte Werbung.

Was gilt in diesem Sinne als Werbung? Hier ein paar Beispiele:

  • Hinweise auf aktuelle Rabattaktionen
  • Aufforderung zum Folgen oder Verlinkungen zu sozialen Netzwerken
  • Hinweise zu Messeauftritten oder anderen Events
  • Rabattcodes oder Gutscheincodes, egal welcher Art

Eine Bestätigungs-E-Mail sollte folgendermaßen aussehen:

1. Eindeutiger Betreff, z.B. „Bitte bestätigen Sie Ihre Newsletter-Anmeldung“

2. Inhalt: Nur das Wesentliche und ein Impressum

Sehr geehrte/r Interessent, vielen Dank für Ihre Anmeldung zu unserem Newsletter.

Damit wir sicher gehen können, dass Sie nicht aus Versehen oder gegen Ihren ausdrücklichen Wunsch angemeldet wurden, möchten wir Sie bitten, uns Ihre Anmeldung durch Klicken auf den folgenden Link zu bestätigen: https://bestätigungslink.de/abcdefgh

Nach dem Aufruf des Bestätigungslinks wird Ihnen online die erfolgreiche Anmeldung bestätigt.

Damit Ihr persönliches Newsletter-Exemplar nicht versehentlich im Spam-Ordner landet, sollten Sie unsere Newsletter-Adresse in Ihrem Adressbuch speichern.

Herzlichen Dank

 

Beispiel GmbH Musterstraße 100 77777 Musterstadt Tel. 00000 / 00000000 Fax. 00000 / 00000000 E-Mail info@beispiel-gmbh.de Internet www.beispiel-gmbh.de

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Datensparsamkeit beachten – nur notwendige Daten erfragen

  • Datensparsamkeit bei der Anmeldung

Im Rahmen der Newsletter-Anmeldung sollten nur die relevanten Daten als Pflichtfelder abgefragt werden, die für den Newsletter-Versand notwendig sind. Nach Auffassung einiger Behörden ist für den Newsletter nur eine E-Mail-Adresse notwendig.

Wir empfehlen daher, nur die E-Mail-Adresse als Pflichtfeld im Rahmen der Anmeldung abzufragen, alle anderen Angaben auf freiwilliger Basis.

  • Datensparsamkeit bei der Bestätigungsnachricht

In der Bestätigungsnachricht sollte im Prinzip auch keine namentliche Anrede erfolgen, zumindest aus Sicht der Datensparsamkeit und Vertraulichkeit.

Schließlich kann es vorkommen, dass der Abonnent versehentlich eine falsche E-Mail-Adresse angibt und sein Name auf diese Weise an einen den falschen Empfänger übertragen wird.